Metodología SSM aplicada al análisis de instituciones políticas y organizaciones públicas

Formato: La administración estratégica como un proceso

Datos del estudiante

Nombre:	Jedsabel Sánchez Montes
Matrícula:	16008701
Fecha de elaboración:	14 de Noviembre del 2017
Nombre del Módulo:	Administración estratégica y de proyectos en el ámbito público.
Nombre de la Evidencia de Aprendizaje:	Metodología SSM aplicada al análisis de instituciones políticas y organizaciones pública
Nombre del Asesor:	Dr. Rafael Regalado Hernández

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Instrucciones

1.    Realiza un ensayo sobre: Metodología SSM aplicada al análisis de instituciones políticas y organizaciones públicas, el cual deberá estar escrito sobre un documento en Word y considerando la siguiente estructura.

Resumen

Escribe un resumen en un mínimo 100 palabras y con máximo 200 Nuestra sociedad como bien lo sabemos cada vez se vuelve mas difícil de comprender en todos sus ámbitos, especialmente en lo gubernamental; para ser comprendidas es necesario tener una buena planeación y una buena metodología que permita fijar objetivos y como los cumpliremos. En este trabajo veremos el sistema suave o conocido también como MSS y como esta metodología nos permite determinar algunas soluciones de carácter social. Toda esta metodología se basa en 7 fases o puntos que establece Checkland y que nos dice lo que se debe de hacer y como aprender a hacerlo. Así que ponemos un ejemplo de como un ente municipal pude solucionar un problema que impacta negativamente en nuestra sociedad mediante este sistema.

Introducción

Prepara la introducción del trabajo, en donde hagas referencia al objetivo o propósito del ensayo y contestes ¿por qué es importante escribir sobre el tema?, y ¿para qué será de utilidad en el contexto de tu realidad? Debes emplear un mínimo de 250 palabras y un máximo de 500. Las  instituciones públicas u organizaciones son esos agentes por los cuales se aplican las políticas públicas y los servicios que brinda el estado. Para analizarlos hay que hacer un enfoque sistémico donde veamos todo lo que beneficia o perjudica su desarrollo. Posteriormente se deberá elaborar un proyecto sobre el proceso de la toma de decisiones en estos entes y esto se puede realizar mediante un sistema de información como es la Metodología de Sistemas Blandos que es la que se desarrollará en estas líneas. La metodología de Sistemas Suaves, conocida en inglés como SSM, es una herramienta cualitativa con la cual se resuelven problemas de tipo social, político y humano. Para la gente que trabaja en la administración pública es de vital importancia aplicar este sistema para así solucionar los problemas más rápido. Es un tema muy importante pues hoy en día como ciudadanos cada vez somos más observadores y más críticos y nos gusta que nuestros representantes lleven por buen camino la administración pública; aquel gobernante al que elijamos deberá de conocer este tema, al igual que todo nosotros y así aplicarlo para solucionar los problemas que se le presenten. Sabemos que a nivel nacional existen varias instituciones públicas que se enfocan en realizar estas metodologías, como por ejemplo en la Ciudad de Aguascalientes existe un organismo llamada Secretariado Técnico de la Ciudad donde existen representantes de cada sector social y que evalúa permanente a la administración y resuelve los problemas presentados mediante este sistema. Es así que esta investigación es de utilidad en el estado de Aguascalientes ya que reafirmaremos lo bueno que nos brinda una buena planificación y como estas metodología de sistemas suaves nos permite realizar un buen análisis de diferentes problemáticas que vivimos, así como soluciones concretas y claras, y sobre todo maneras eficientes de solucionar los problemas.

Desarrollo

Describe el sustento teórico que da soporte a los conceptos revisados. Efectúa un análisis completo sobre el tema principal, en donde realices una argumentación sólida y establezcas una relación lógica entre los subtemas más importantes. En el desarrollo se deberán emplear al menos 2,500 palabras para hacer el análisis completo: Para comenzar este tema, definiremos primeramente que es un sistema; y esto no es otra cosa más que elementos ordenados que estar relacionados e interactúan entre si, también según Meadows (citado por Stroh, 2015) decimos que es “un conjunto de elementos interconectados que están organizados coherentemente de tal manera que obtengan algo” (p. 16); también podemos decir que es un método para resolver problemas según el cual un problema es parte de un problema mayor, ósea en forma más clara saber el problema y como solucionarlo. A lo largo de estas líneas hablaremos sobre la Metodología SSM por sus siglas en inglés (Soft Systems Methodology)  o Metodología de Sistemas Suaves como lo conocemos en nuestro país. Esta Metodología la tenemos gracias a que la desarrollo el Dr. Peter Checkland el cual era un profesor en la Universidad de Lancaster. Este autor de esta metodología, trabajo en la industria y es donde se percató que los sistemas duros en ocasiones era inadecuados para ocuparse de problemas sociales; el realizo mucha investigación y proyectos en la industria y después de que los terminó los publico en 1981. Checkland se dio cuenta que 'hay pocas situaciones donde consiguiendo lo correcto de la lógica es suficiente para provocar la acción'. Esta metodología sirve para atacar problemas en las cuales esta intervenido en su mayoría el ámbito social, político y humano, que es lo que diferencia de otras metodologías donde su principal acción está enfocada hacia problemas DUROS como lo tecnológico que son problemas  bien definidos, donde hay también una solución definida y que se pueden definir metas específicas para ser logradas. Este tipo de problemas duros pueden resolverse con dos preguntas simples QUE y COMO que generalmente estas determinados previamente en la metodología. Es así que el pensamiento sistémico es aquello que nos ayuda a tener herramientas con las cuales podamos mejorar poco a poco en la productividad y en procesos complejos. También podemos decir que existe un camino para adaptarse a este entorno en el que vivimos tan llenos de cambios y cómo podemos hacer de esto un aprendizaje continuo. Diferenciemos dos cosas sobre los sistemas blandos y duros. Los sistemas duros están relacionados o más bien dicho encaminados al logro de objetivos y hacen posible el construir sus modelos en base al método científico que todos conocemos (observación, planteamiento del problema, hipótesis, experimentación, registro de datos, análisis e interpretación y verificación de hipótesis). Así asumimos que el mundo se compone de sistemas que siguen procedimientos sistemáticos. Podemos entonces definir al sistema duro como un sistema complejo y al sistema suave como algo más enfocado al humano, de ahí que Checkland lo define como HAS o Sistema de Actividad Humana en español. Otra diferencia entre estas dos metodologías es que para resolver un problema los sistemas duros dependen de los propósitos u objetivos que asumen mientras que los sistemas suaves no. Reafirmemos pues que el sistema suave es el que se conforma por actividades humanas y que tiene un fin que es perdurable en el tiempo y presenta problemáticas que no están estructuradas; es decir las que son difíciles de definir y que no tienen una estructura en si, en donde los fines a los que se desea llegar, las metas, propósitos etc., tienen un problema. Así pues mientras que el sistema duro está bien definido en sus objetivos y se optimizan procesos para cubrir las metas, es lo contrario en el sistema suave, pues el hecho de querer definir los objetivos ya es un problema o un reto, es así que se pretende que la organización aprenda y reaprenda en base en su entorno. Entonces como lo venimos tratando pero ahora más a fondo, los problemas de los que nos ocuparemos en este escrito y que es nuestro ramo de estudio hoy, los problemas suaves, son difíciles de definir, pues tienen su componente social. SSM es una metodología usada para apoyar y estructurar el pensar  y el intervenir en problemas complejos de las organizaciones Generalmente en este tipo de problemas no hay que pensar en el problema en sí, sino en situaciones problemáticas. Si sabemos que las cosas no son como los deseamos y queremos, hay que averiguar por qué, y hay que ver si existe algo que podamos hacer para solucionar esto. Generalmente este tipo de problemas no son problemas si no oportunidades que podemos atacar desde el momento de proyectar. Checkland dividió el sistema SSM en 7 etapas. 1.         El encontrar hechos de la situación problema. Ésta es una investigación básicamente en el área del problema. Quiénes son los jugadores claves? Cómo trabaja el proceso ahora? etc. 2.         Expresar la situación problema con diagramas de Visiones Enriquecidas. En cualquier tipo de diagrama, más conocimiento se puede comunicar visualmente. Un dibujo vale más que 1000 palabras. 3.         Seleccionar una visión de la situación y producir una definición raíz.  Pueden qué existan perspectivas diferentes al mirar la situación problema. 4.         Modelos conceptuales construidos de lo que hace, las necesidades del sistema para cada una de las definiciones raíz.  Usted tiene básico " los qués" de las definiciones de la raíz.  Se definen "los cómo". 5.         Comparación de los modelos conceptuales con el mundo verdadero. Compare los resultados de los pasos 4 y 2 para ver donde hay diferencias y similitudes. 6.         Identifique los cambios factibles y deseables. Hay las maneras de mejorar la situación. 7.         Recomendaciones para tomar la acción que mejore la situación problema.  Cómo usted pondría práctica los cambios del paso 6. Estas fases no nos darán las respuestas por el simple hecho de seguirlas de principio a fin, sino que son simplemente parte de un proceso que puede ser repetido muchas veces con la finalidad que se tenga una respuesta alcanzable. Como en todo proceso, este es un sistema de aprendizaje dual, el practicante aprende sobre la empresa u organización y la organización aprende sobre todas las visiones que existen dentro de su organismo. Pero lo más importante de la aplicación de este sistema radica en la comparación entre la teoría y la realidad. Esta metodología da por hecho que cada persona que trabaja en una empresa, ve al mundo de manera diferente, al tener cada uno su visión, es inevitable tener pensamientos distintos, comprensión de las cosas de manera diferente y sobre todo diferentes maneras de actuar, lógicamente todo esto nos puede llevar a traslapes y decidir diferente en el curso de la acción. Al ser individuos pensantes y autónomos, lógicamente las organizaciones tendrán esta característica, cada organización tiene su propia cultura, sus maneras de realizar las cosas, percepciones, suposiciones, etc. y sobre todo cada una tiene sus políticas y su manera de actuar, de ahí el grado de complejidad y dinamismo. De ahí que al tener visiones  distintas, los resultados de esta cultura y de sus políticas nos llevan a un estable y claro conjunto de objetivos distintos. Como observamos pues, esta metodología fue creada para ayudar a que los problemas difíciles fueran más sencillos. Para poder intervenir con esta metodología, debemos de 1.- averiguar sobre la situación 2.- pensar sobre los sistemas que pueden ser usados en cierta situación. 3.- comparar el pensamiento de los sistemas con el mundo real 4.- tomar decisiones según lo aprendido Con esto no tendremos la respuesta correcta pero si servirá como base para poder actuar. Apliquemos los 7 puntos tratados con anterioridad al mundo real o a nuestra rutina diaria con la finalidad de comprender mejor el funcionamiento de esta metodología. 1.-  Vemos que tenemos una situación complicada y que si ponemos más atención la podemos mejorar. 2.-  Si no existe una persona o grupo de personas, pues lógicamente no existe problemas, así que en los problemas siempre existen diferentes puntos de vistas. 3.-  Cada persona siempre actuara bajo un propósito distinto 4.- Se elaboran modelos de actividad distintas, de acuerdo al punto de vista de cada persona, por ejemplo modelos conceptuales distintos. 5.- En base a los modelos de actividad que se establecen, se puede hacer un debate para ver cómo podemos mejorar la situación y llegar a los cambios que queremos 6.- Con estos cambios vemos los nuevos acomodos que pueden existir. 7.- se implementan los cambios que a los que se llegaron de acuerdo para mejorar la situación. Pero como observamos esto se vuelve cíclico, pues posteriormente podemos detectar otro problema dentro del que se supone ya solucionamos, por lo que nuevamente tenemos que repetir el ciclo, lo que nos lleva a una mejora continua o Kaizen como lo denominan los japoneses los cuales lo toman como una ventaja competitiva en su día a día. Ahora como se puede aplicar esta metodología SSM a una institución política u organización pública; para esto nos basaremos y lo desarrollaremos en un ente que se denomina “Ejecución, Apremios e Inspección Fiscal” perteneciente a la Secretaria de Finanzas Municipal. Lo primero que debemos saber es que la Secretaria de Finanzas Realiza las funciones, ejerce las facultades y cumple con las obligaciones que señala la Ley en Materia Municipal expedida por el Poder Legislativo del Estado, la ley de Hacienda del municipio de Aguascalientes, El Código Civil y las demás disposiciones legales aplicables, así como  lo que le encomiende el H. Ayuntamiento por conducto del Presidente Municipal. Así mismo esta Secretaria es la Responsable de la realización y aplicación de ordenamiento ecológico local orientado a establecer políticas publicas cuyo objeto sea la prevalencia de recursos naturales y la biodiversidad del Municipio, de igual manera realiza acciones para prevenir y controlar contaminación del ambiente por las diversas actividades comerciales, de servicio, y micro industriales de competencia municipal. También consientes de la importancia de generar una cultura ambiental con una activa participación ciudadana esta dependencia promueve la realización de cursos, talleres y jornadas que incentiven a la población para que en sus prácticas habituales consideren preferentemente el cuidado del medio ambiente. El departamento de Ejecución, Apremios e Inspección Fiscal, es un área que emana directamente de esta secretaria y la cual tiene varias funciones, la principal es la Recaudación de toda la cartera vencida de municipio, aquí se recaudan multas de predial e ISABI, control vehicular, limpia y aseo público, panteones, pensión municipal, Desarrollo Urbano, licencias comerciales, etc.; en fin todos aquellos impuestos o multas que te cobra el municipio y que la ciudadanía se niega a pagar o simplemente se le olvidó. Otra de sus funciones es realizar todo el PAE (Procedimiento administrativo de Ejecucion o embargo). Este es el medio del cual disponen las autoridades para exigir el pago de créditos fiscales como el impuesto sobre la renta ISR, Impuesto sobre Valor Agregado IVA, Cuotas patronales, etc. que no hayan sido cubiertos dentro del plazo señalado por la ley. Este procedimiento está en el Crédito Fiscal y consiste en 1.- requerimiento de pago 2.- embargo 3.- avaluó de bienes 4. publicación de convocatorias para el remate. Es importante que recordemos que los créditos fiscales son los que tienen derecho a percibir el estado que provenga de contribuciones, accesorios o aprovechamiento, así como aquellos a los que las leyes les den ese carácter como dice el Código Fiscal de la Federación. Para que la autoridad fiscal este en posibilidades de iniciar el procedimiento administrativo de Ejecución en contra de alguien se necesita que: 1.- exista  una obligación de pago 2.- que la obligación no la hayan pagado. 3.- el crédito haya sido notificado debidamente 4.- el crédito tenga carácter de exigible jurídicamente. En nuestro municipio la autoridad recaudadora que aplica el PAE es el departamento de Ejecución, Apremios e Inspección Fiscal. Problema: Ejecución y Apremios notifican y realiza el PAE solo de Agosto a Diciembre y  cada año contrata notificadores distintos. Realicemos las 7 fases que nos indita Checkland. 1.- Situación problemática no estructurada: Se debe resolver el problema de los notificadores, pues cada año se contratan personas distintas, dependiendo de los compromisos políticos que se tengan y se contratan personas que desconocen el PAE, inclusive que no tienen un nivel de estudios adecuados. 2.- situación problemática estructurada.   Contratar Gente con estudios especializados   Notificadores   Mantener a los notificadores Y no cambiarlos año con año Que el departamento elija A sus propios notificadores 3.- Definición raíz. C: Beneficiario o Victima:           Los más de 100 Notificadores que se tienen A: Actores o agentes que hacen que, dentro del sistema se lleven a cabo las actividades principales del sistema           11 Administrativos pertenecientes al departamento de Ejecución, Apremios e Inspección Fiscal T:  Transformación        Entrada: Selección de Notificadores que tengan un nivel de estudios adecuado        Proceso: al ser personas con un nivel de estudios correcto y capacidades correctas serán capaces de comprender  y llevar a cabo el PAE de la manera correcta para así cumplir con los requisitos que se necesitan en caso de llegar a un embargo.        Salida: Beneficio para la Secretaria de Finanzas y Municipio de Aguascalientes pues ahora los procedimientos se llevaran de la manera correcta y al llegar a las instancias superiores no serán desechados estos procedimientos por lo mal realizado incrementando los ingresos para H. Ayuntamiento. W: significado o definición raíz           Se busca que se logre un departamento de Ejecución y Apremios que realice sus funciones de manera correcta y no que realice procedimientos a medias, pues a la fecha por las pocas capacidades de las personas notificadoras, el 95% de los casos el PAE está mal realizado. O: propietario, dueño, persona con el poder para tomar las decisiones           El que puede tomar la decisión de realizar estas modificaciones es la presidente Municipal Ma. Teresa Jiménez Esquivel en compañía del Secretario de Finanzas Ing. Alfredo Martin Cervantes. E: ambiente donde está inmerso el sistema de actividad humana.           El entorno donde se llevara a cabo estas modificaciones en es el Municipio de Aguascalientes en el Estado de Aguascalientes. Un sistema manejado por el Ing. Alfredo Martin Cervantes y la Lic. Ma. Teresa Jiménez Esquivel  y llevado a cabo por los 11 Administrativos pertenecientes al departamento de Ejecución, Apremios e Inspección Fiscal para que se busque que se logre un departamento de Ejecución y Apremios que realice sus funciones de manera correcta y no que realice procedimientos a medias, pues a la fecha por las pocas capacidades de las personas notificadoras, el 95% de los casos el PAE está mal realizado. Y así mediante la selección de Notificadores que tengan un nivel de estudios adecuados y con capacidades correctas serán  capaces de comprender  y llevar a cabo el PAE de la manera correcta para así cumplir con los requisitos que se necesitan en caso de llegar a un embargo, logrando un beneficio para la Secretaria de Finanzas y Municipio de Aguascalientes pues ahora los procedimientos se llevaran de la manera correcta y al llegar a las instancias superiores no serán desechados estos procedimientos por lo mal realizado incrementando los ingresos para H. Ayuntamiento. Y así se logre satisfacer la demanda de Notificadores que requiere el sistema y este lleve a cabo a cabalidad en el Estado de Aguascalientes 4.-  Modelo conceptual Se presenta el siguiente mapa conceptual donde para elegir a los mejores notificadores se pretende hablar con la alcaldesa y secretario de finanzas para hacerles ver y analicen que será mejor, si ellos sigan eligiendo a los notificadores por el simple hecho de agradecerles su apoyo en campaña dándoles un trabajo o si se busca que el departamento se desempeñe bien y ellos elijan a sus notificadores, eligiendo gente especializada con estudios y así tener la opción de mantener a estos buenos elementos año con año, y así ellos puedan tomar una decisión de que se desea hacer para solucionar este problema. 5.- Aquí se genera un debate entre los entes interesados en este caso el jefe de Departamento e Ejecución, apremios e Inspección Fiscal y entre el Secretario de Finanzas analizando así que es lo que el departamento requiere para un buen funcionamiento. 6.- cambios deseables y factibles. Ve si se realizan los cambios en lo que hasta hoy conocemos en el departamento, en base a los comentarios realizados en el debate entre las autoridades correspondientes. 7.- Acción para mejorar la situación problemática. Si deciden que el departamento elija a los notificadores, deberán de crear un modelo de selección adecuada, y si se decide que la alcaldesa los elija por el hecho de haber participado en campañas políticas, pues deberá ella observar que perfiles son más funcionales para esta área y cuales en áreas de menos complejidad.

Aportación personal

Elabora una contribución de tus ideas personales, en donde hagas el análisis de los principales tópicos para relacionarlos con la realidad nacional, local y/o internacional. La extensión de este apartado deberá ser mayor de 100 palabras. Como pudimos observar la metodología SSM es útil en nuestra sociedad, pues así tenemos el planteamiento estratégico de una organización pública. Los sistemas suaves se enfocan a diferencia del duro en definir objetivo más que el ver cómo alcanzarlo. Lo importante es tomar en cuenta el comportamiento de la sociedad y todas las variables que pueden tener, s importante comprender la utilidad de esta metodología y encontrar soluciones a los retos de índole social que enfrentamos la sociedad actual. Como explicamos a lo largo de este trabajo esta metodología nos brinda multiples ventajas al momento de querer analizar problemas difíciles, es asi que podemos decir que tenemos una alternativa con la cual analizar lo mas relevante de un sistema y obtener información cualitativa y cuantitativa.   Esto nos lleva a que todos los problemas sociales deben ser tratados por la autoridad mediante un sistema flexible y que nos diga soluciones donde se incluyan a todos, y sobre todo tomando en cuenta las opiniones de todos. Los entornos de trabajo en si son complejos y nuestra sociedad lo es aún más, pero es de mucha utilidad que los granes líderes de las organización públicas o privadas consideren el usar esta metodología pues es una herramienta que ayudara a tener una visión más clara e incluyente al momento de querer resolver un problema.

Conclusión

Haz un cierre de tu trabajo vinculándolo con la introducción, es decir, debes hacer referencia al objetivo o propósito del ensayo, además de contestar ¿por qué es importante el tema?, y ¿para qué será de utilidad en el contexto de tu realidad? Debes emplear un mínimo de 250 palabras y un máximo de 500 Como podemos ver, la ventaja principal de esta metodología es que esta estructura o estas situaciones pueden permitir que tengamos una manera ordenada de ocuparnos de la situación. Al momento que nosotros identificamos los objetivos, los indicares, las metas etc. que permitan que nosotros podamos evaluar los resultados a través de un proceso planificando estratégicamente como una herramienta para alinear todas aquellas prioridades que tenemos, los recursos y así establecer la base para el control de las metas. Ahora después de estudiar más a fondo esta metodología, comprendo que existen diferentes formas de llegar a buenos resultados, y que si incluyes el pensamiento, la visión, los propósitos de toda la gente que trabaja en tu organización, o al menos todos los involucrados en el problema, será más fácil tener buenos resultados y llegar a los objetivos deseados. También recordemos que este proceso de mejora continua no se realiza una vez y se deja en el abandono, sino que tiene que ser cíclico y periódicamente estar retroalimentando y observando los nuevos problemas que existan, pues los problemas es una organización nunca terminan y siempre saldrán nuevos. Considero que es importante ecribir sobre este tema ya que aparte de ser muy interesante es algo tan común; pues seguido tenemos situaciones donde se involucra a todo el personal y siempre será conveniente el uso de esta metodología pues nos ofrece una herramienta donde analizar, desarrollar y solucionar diferentes problemáticas. En mi realidad estatal, considero que tiene gran utilidad esta investigación ya que un departamento tan Delicado como lo es Ejecución, Apremios e inspección Fiscal, merece una atención especial con las mejores metodologías que brinden nuevas oportunidades de análisis más a fondo al momento de elegir al personal y sobre todo que permita la obtención de mejores resultados.

Referencias

Para realizar este trabajo utiliza por lo menos tres fuentes de información diferentes de las cuales debes redactar las referencias en formato APA.  Recuerda que fuentes de información tales como Rincón del Vago, Wikipedia, Buenas Tareas, entre otras, son de dudoso contenido y generalmente carecen de rigurosidad académica, por lo que no están permitidas. Reyes, O. (s.f.). Administración estratégica a través de la metodología SSM. [Citado el 10 noviembre]  Recuperado  de  http://postgradomod.uveg.edu.mx/pluginfile.php/1614/mod_scorm/content/2/recursos/AdministracionEstrategicaSSM.pdf Stro Sthor. D.P. (2015). Systems thinking for social change: A practical guide to solving complex problems, avoiding unintended consequences, and achieving lasting results. Chelsea Green Publishing. [Citado el 10 noviembre] Recuperado de:  https://books.google.com.mx/books?id=Fa2PCgAAQBAJ&printsec=frontcover&dq=systems+thinking+public&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwjVxqTNzazRAhVL6IMKHU0QCk4Q6AEISTAG#v=onepage&q=%22systems%20thinking%22&f=false Couprie, D. (s.f). Metodología de sistemas suaves. Ingeniería UNAM [Citado el 9 noviembre] Recuperado de: http://www.ingenieria.unam.mx/javica1/planeacion/CalgarySSM/Calgary.html JADVF. (s.f.) Introducción a la metodología de sistemas suaves (SSM). Ingeniería UNAM [Citado el 9 noviembre] Recuperado de  http://www.ingenieria.unam.mx/javica1/biblioteca/SistemasSuaves/introduccion_ssm.html